電子帳簿保存法と会社法の罰則（前編）

Q

２０２４年１月１日から，電子帳簿保存法に関するルールが変わり，全ての事業者が対応を求められると聞きました。きちんと対応しないと，罰則があるのでしょうか。

A

１　保存の仕組みとしては，①自己作成帳簿書類保存制度，②スキャナ保存制度，③電子取引データ保存制度の３つがあります。
このうち，①と②については，希望をする事業者が任意に採用することができるというだけで，今後も従来どおり紙の帳簿で保存をすることは問題ありません。しかし，③については，２０２４年１月１日以降，源泉徴収以外の所得税や法人税に係る帳簿書類の保存義務がある全ての事業者に対して，対応が義務付けられることとなりました。したがって，「電子取引データ保存制度」については必ず対応しなくてはなりません（電帳法7条）。
　　
２　自己作成帳簿書類保存制度は，「自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合」に，一定の要件のもとで紙の帳簿に代えて電子データでの保存を可能とする仕組みです。つまり，会計ソフト等を利用して最初からコンピュータ上で帳簿を作成している場合には，紙ではなく電子データとして帳簿を保管していれば足りることになります。この制度の利用は任意の判断に任されています。

３　スキャナ保存制度は，相手方と書面でやりとりした契約書，領収書などの「取引関係書類」を，書面による保存に変えて，スキャンしたデータとして保存することができる仕組みです。この制度の利用も任意の判断に任されています。

４　電子取引データ保存制度は，請求書や領収書などの「取引関係書類」に通常記載される取引情報を電子的な方法でやりとりした場合に，これらの取引情報を電子的に保存する仕組みであり，この制度については対応が義務づけられています。電子取引を行った場合は，自社が発行した書類も，取引先から発行された書類も，どちらも必ず電子データとして保存しなければいけません。
また，電子データとしての保存にあたっては，以下の要件を満たすことも求められています。
①真実性確保の要件
取引情報の受領後すみやかにタイムスタンプを付すこと，電子取引情報について，「正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程」を作成し，それに従って運用することなどの措置のいずれかを行うこと
②可視性確保のための要件
見読可能装置等（電子計算機，プログラム，ディスプレイ，プリンタ）とこれらの操作説明書を備え付けること，日付，取引金額，取引先などを検索条件として検索機能を確保することなどの措置の全てを行うこと
ただし，電子データの保存にあたって上記①②の要件を満たすことができなかったとしても，以下の２つの要件を満たす場合には，単に電子取引の取引情報を電子的に保存しておくだけで足りるという猶予措置が設けられています。
Ａ　上記①②の要件を満たすことができなかったことについて，所轄税務署長が相当の理由（システム等や社内のワークフローの準備が間に合わない，資金繰り困難，人手不足等）があると認めること
Ｂ　税務職員からの質問検査権に基づく「電子取引データダウンロードの求め」及び「電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求め」にそれぞれ応じることができるようにしていること

５　電帳法の罰則としては，スキャナ保存や電子取引のデータ保存に関して，仮装又は隠蔽の事実があった場合には，その事実に関して生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されるというものがあります（電帳法8条5項）。
他方，電子取引データ保存制度に対応していないこと（上記４の要件を満たす形で電子データを保存していないこと）自体に対する罰則は制定されていません。そのため，電子取引データ保存制度への対応が間に合わなかったとしても，あえてデータの仮装又は隠蔽をしているような場合でない限り，罰則の対象にはならないと考えられます。
ただし，電磁的記録とした帳簿書類等の備付け，記録又は保存が，保存要件を満たしていない場合には，青色申告承認申請却下ないし承認取消事由に当たりうることとなります（電帳法8条3項で所得税法及び法人税法を読替）。