売買契約の書式（基本契約から派生する個別条件の記載文書の書式）

Q

得意先と「商品取引基本契約書」を交わします。その中で、当社が支払を受ける代金について、支払条件（月末締めの翌月末支払いなど）は別途「取引条件確認書」で定めるとなっているところがあります。
その確認書というのは先方の社内稟議書のようなもので、先方・当社双方の署名捺印をする様式になっていないので、問題ではないかと思うのですがどうでしょうか。

A

手続を簡略化するためにそのような方法を採用することが実例としてありますが，紛争の予防のため，できる限り双方の署名捺印をする様式とすることが望ましいといえます。
よって，交渉の余地の無い取引先の場合には，取引を中止するまでの事情にはならないこともあろうかと考えますが，なるべく改善を求めた方が良いと考えます。
改善が難しい場合ですが，一応，社内稟議書でも取引先の意思が表れている文書と見ることはできそうですので，契約内容の一部と解釈される余地はそれなりにあるものと考えます。取引先の意思をできるだけ明確にするための次善の策としては，代表印が難しくとも担当者の署名捺印をしてもらったり，送付方法を記録に残るメールやFAXとしたりすることは考えられます。